在家工作不可避免地需要找到與同事交流的新方法。對(duì)我們大多數(shù)人來說，適應(yīng)新的工作方式需要使用視頻會(huì)議軟件，比如Zoom、微軟團(tuán)隊(duì)或Skype。雖然視頻通話并不是什么新鮮事，但我們對(duì)它的依賴卻是新鮮事，而且這種突然的變化意味著許多人不得不立即適應(yīng)技術(shù)的轉(zhuǎn)變，在所有其他生活方式的改變強(qiáng)加給世界各地的社會(huì)之上。

在某些情況下，員工立即轉(zhuǎn)向虛擬會(huì)議導(dǎo)致了分心和不可避免的技術(shù)問題導(dǎo)致中斷，從而降低了參與度。“變焦疲勞”的現(xiàn)象已經(jīng)被廣泛報(bào)道過，一個(gè)工作日被接二連三的視頻電話占據(jù)是很常見的，這讓人很累，最后只留下很少的時(shí)間來做其他事情。

按照這個(gè)簡(jiǎn)單的指南，確保你能從虛擬會(huì)議中獲得最大的好處，并想出如何將這些想法付諸實(shí)踐，使其適合你的團(tuán)隊(duì)。

1. 生產(chǎn)的指導(dǎo)方針

同樣，公司也有辦公室行為的行為準(zhǔn)則，一套簡(jiǎn)短的數(shù)字通信準(zhǔn)則將有助于在虛擬領(lǐng)域維護(hù)公司文化。這些措施可能涉及提醒人們注意他們的個(gè)人責(zé)任- -其中一些責(zé)任將在下文概述- -或就使用技術(shù)和特殊特性提出指導(dǎo)。以下幾個(gè)方面可以包含在本文檔中，它們都旨在幫助您的虛擬會(huì)議盡可能順利和高效地運(yùn)行。

2. 簡(jiǎn)化

應(yīng)該讓遠(yuǎn)程工作的團(tuán)隊(duì)明白，大多數(shù)技術(shù)責(zé)任是個(gè)人的，應(yīng)該按照個(gè)人的方式處理。會(huì)議中突然出現(xiàn)的、耗費(fèi)時(shí)間的問題可能包括連接問題、糟糕的視頻或音頻質(zhì)量或令人分心的背景。大多數(shù)這些事情都可以通過個(gè)人在會(huì)議前測(cè)試他們的設(shè)置并提前幾分鐘準(zhǔn)備來解決。

通過使用hello background縮放虛擬背景等功能，充分利用該技術(shù)來減少干擾。把你的團(tuán)隊(duì)聚集在同一個(gè)虛擬桌子周圍是一種有趣的方式來改變事情，同時(shí)也減少背景視覺干擾，增加你的團(tuán)隊(duì)的隱私。

3.回到基礎(chǔ)知識(shí)

在實(shí)際會(huì)議中，嚴(yán)格的議程和會(huì)議角色可能不那么重要，特別是在團(tuán)隊(duì)之間相互了解足以完成手頭任務(wù)的情況下。然而，在虛擬會(huì)議中，面對(duì)面時(shí)我們所依賴的正常社交線索在虛擬窗口中消失了。

在一個(gè)清晰的議程中定義你的目標(biāo)，并將其作為預(yù)讀材料傳播開來，這將有助于在會(huì)議中節(jié)省時(shí)間，特別是當(dāng)人們?cè)诓煌膱F(tuán)隊(duì)之間流動(dòng)的時(shí)候。這些可以保存在電話邀請(qǐng)中，并在會(huì)議開始時(shí)放入聊天框，以便人們方便地參考。

分配會(huì)議椅是一種簡(jiǎn)單的方法，可以幫助你保持虛擬會(huì)議的正常進(jìn)行，并在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候限制在主題上花費(fèi)的時(shí)間，以避免會(huì)議持續(xù)的時(shí)間過長(zhǎng)。還有其他角色，比如“聊天調(diào)解員”，從邊聊中找出重要信息或問題(如果有用的話)，這可能有助于促進(jìn)對(duì)話，讓每個(gè)人都參與進(jìn)來。

4. 增加互動(dòng)

在最好的情況下，讓每個(gè)人都參與進(jìn)來是很困難的，在虛擬會(huì)議中就更困難了。在會(huì)議期間與每個(gè)人聯(lián)系，詢問他們的想法，這是確保人們關(guān)注的一種簡(jiǎn)單方法，但你也可以嘗試探索在正常會(huì)議中不常見的額外功能。例如，共享處理文檔的屏幕或者使用虛擬白板可以幫助人們避免關(guān)機(jī)。

5. 保持簡(jiǎn)短

盡可能把虛擬會(huì)議的時(shí)間控制在30-45分鐘，而不是假設(shè)每件事都至少需要一個(gè)小時(shí)。雖然有時(shí)候和同事聊天是件好事，但一個(gè)多小時(shí)接6個(gè)電話會(huì)讓人筋疲力盡，降低你的整體工作效率。有了明確的議程和良好的時(shí)間管理，大多數(shù)會(huì)議都可以減半。

無論你的虛擬會(huì)議持續(xù)多長(zhǎng)時(shí)間，都要以一個(gè)積極的、富有成效的方式，用清晰的行動(dòng)，面帶微笑地總結(jié)。當(dāng)工作效率和士氣得到提升時(shí)，你為激勵(lì)遠(yuǎn)程團(tuán)隊(duì)付出的額外努力將是非常值得的。